Wprowadzenie

Regulamin sklepu internetowego jest jednym z najważniejszych dokumentów, jakie musi przygotować właściciel e-commerce. To właśnie w regulaminie określasz zasady zakupów, prawa i obowiązki klienta oraz to, jak prowadzisz sprzedaż.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność gospodarczą, działalność nierejestrowaną, czy sprzedajesz produkty fizyczne, czy wirtualne (cyfrowe) przepisy wymagają, aby pewne elementy znalazły się w regulaminie.

Poniżej znajdziesz kompletne checklisty, które pozwolą Ci stworzyć regulamin.

1. Checklista – obowiązkowe elementy regulaminu sklepu internetowego (dla wszystkich)

Każdy sklep, niezależnie od rodzaju działalności i produktów, musi w regulaminie zawrzeć:

Dane identyfikacyjne sprzedawcy

• pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko (osoba fizyczna)
• adres prowadzenia działalności
• forma działalności (DG / działalność nierejestrowana)
• NIP (jeżeli posiadasz)
• REGON (jeżeli posiadasz)
• dane kontaktowe: e-mail, telefon

Informacje o sklepie

• opis usług świadczonych drogą elektroniczną
• definicje pojęć używanych w regulaminie
• zasady korzystania z konta klienta (jeśli występuje)

Zamówienia

• krok po kroku: jak złożyć zamówienie
• warunki zawarcia umowy
• moment zawarcia umowy (zazwyczaj w chwili potwierdzenia zamówienia)
• wymagania techniczne (np. przeglądarka, internet)

Płatności

• dostępne metody płatności (np. karta, BLIK, PayPo, SimPay itd.)
• termin płatności
• sposób realizacji płatności odroczonych / subskrypcji (jeśli dotyczy)

Reklamacje

• procedura zgłaszania reklamacji
• adres do wysyłki reklamowanych produktów
• czas rozpatrywania reklamacji (max 14 dni)

Postanowienia końcowe

• zasady zmiany regulaminu
• prawo właściwe (prawo polskie)

2. Checklista – regulamin dla działalności gospodarczej (DG)

Jeśli prowadzisz klasyczną jednoosobową działalność lub spółkę:

Dodatkowe obowiązki dla DG

• pełne dane rejestrowe: NIP, REGON, KRS (jeśli dotyczy)
• numer wpisu w CEIDG lub KRS
• jasne określenie, kto jest administratorem danych osobowych
• polityka prywatności zgodna z RODO
• informacja o stosowaniu faktur VAT (jeśli wystawiasz)

Zalecane dodatki

• zasady wystawiania faktur elektronicznych

3. Checklista – regulamin dla działalności nierejestrowanej

Działalność nierejestrowana również wymaga regulaminu!

Obowiązkowe elementy

• imię i nazwisko
• adres zamieszkania
• informacja: „Sprzedawca prowadzi działalność nierejestrowaną zgodnie z art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców.”
• dane kontaktowe
• numer NIP (jeżeli posiadasz)

Wymogi prawne

• obowiązkowe prawo do odstąpienia (14 dni)
• obowiązek przyjmowania reklamacji konsumenckich
• informacja o braku statusu przedsiębiorcy (ważne!)
• informacja o niewystawianiu faktur VAT (jeśli nie jesteś VAT-owcem)

Zalecane dodatki

• polityka prywatności

4. Checklista – sklep sprzedający produkty fizyczne

Dotyczy e-commerce wysyłającego paczki (kurier, Paczkomat itd.)

Obowiązkowe elementy

• dokładny opis produktu (zgodny z prawdą!)
• ceny zawierające wszystkie podatki i opłaty
• koszt dostawy (oddzielnie dla krajów/rodzajów przesyłek)
• czas realizacji zamówienia
• sposób dostawy
• zasady odbioru przesyłki

Odstąpienie od umowy

• 14 dni na zwrot bez podania przyczyny
• formularz odstąpienia (załącznik)
• informacja kto pokrywa koszt odesłania zwrotu

Reklamacje fizycznych produktów

• jasny adres do zwrotów
• opis odpowiedzialności z tytułu rękojmi (min. 2 lata)
• czas rozpatrzenia reklamacji: 14 dni

5. Checklista – sklep sprzedający produkty cyfrowe / wirtualne

Dotyczy m.in.:
• kursów online
• e-booków
• kluczy do gier
• subskrypcji
• plików do pobrania
• usług wirtualnych

Obowiązkowe elementy

• informacja, że produkt ma charakter cyfrowy
• sposób dostarczenia treści cyfrowej (np. e-mail, panel klienta)
• wymagania techniczne (system, przeglądarka, internet)
• brak fizycznej wysyłki

Prawo odstąpienia

W treściach cyfrowych jest specyficzne:

• klauzula o utracie prawa do odstąpienia po pobraniu / aktywacji
• checkbox zgody: „Wyrażam zgodę na rozpoczęcie dostarczania treści cyfrowej przed upływem 14 dni i przyjmuję do wiadomości utratę prawa odstąpienia od umowy.”

Bez tego checkboxa musisz przyjąć zwrot!

Reklamacje treści cyfrowych

• procedura reklamacji
• czas realizacji: 14 dni
• informacja o odpowiedzialności za brak zgodności treści cyfrowej z umową

6. Podsumowanie

Dobrze przygotowany regulamin:

✔ chroni sklep przed roszczeniami
✔ spełnia polskie i unijne wymogi prawne
✔ zwiększa wiarygodność sklepu
✔ poprawia konwersję, bo klient wie, czego się spodziewać

Jeśli Twoja platforma sprzedażowa korzysta z płatności online SimPay, pamiętaj również musisz wskazać w regulaminie, jakie metody płatności obsługujesz oraz kto je realizuje.